Está organizando um evento? Então, esse post é para você.

Certamente, o tema central já foi escolhido e agora as ideias começam a surgir. Contudo, caso você nunca tenha organizado um evento, é possível que esteja perdido por onde começar, certo?

Pensando nisso, resolvemos criar um conteúdo que vai ajudar você na organização, passando pelas principais etapas, do pré ao pós-evento.

Etapas de um evento de sucesso – pré-evento  

Dividir o evento em etapas é uma boa alternativa para não perder ou esquecer nenhuma fase importante. Veja o que deve ser realizado em cada momento.

Planejamento   

Podemos dizer que o pré-evento é a etapa mais longa de toda a organização. Grandes empreendimentos têm um pré-evento que pode durar meses e até anos, como é o caso das escolas de samba que desfilam no carnaval.

Nessa etapa é importante planejar considerando o orçamento disponível e pensando em estratégias de divulgação. O planejamento é a espinha dorsal do evento, sustentando todo o acontecimento. Por isso, se essa fase contiver erros, é provável que outras falhas aconteçam nas etapas seguintes. Portanto, planeje com calma e utilize parâmetros objetivos e realistas.

Objetivos   

Depois de definir o tema central é preciso identificar os objetivos. O evento será feito para divulgar um novo produto ou nova marca? Você pretende gerar lucro? Quer estreitar o relacionamento com os clientes? Dependendo do objetivo, a mobilização das próximas etapas serão diferentes.

Assim que o objetivo principal for definido, já será possível escolher palestrantes, mestre de cerimônias e equipe de organização. Outro ponto que merece atenção é a verba disponível para cada item. Ao ignorar alguns detalhes, como a quantidade de lanche necessária para o coffee break ou a contratação de internet de alta disponibilidade e velocidade para atender a todos os frequentadores, você pode acabar transformando o evento em um fiasco.

Data, local e hora do evento

Com o objetivo central do evento definido, fica mais fácil pensar em data, local e hora. Por exemplo, se a presença de um palestrante for indispensável, o evento só poderá ser marcado depois que ele confirmar uma data em sua agenda.

Além disso, pense em dias e horários que o seu público poderá frequentar o acontecimento. Também, escolha um lugar interessante e que seja de fácil acesso a todos ou que tenha boas rotas de transporte público. Se o seu evento for durar alguns dias, também é importante verificar hotéis próximos e até propor descontos para participantes.

Etapas de um evento de sucesso – o evento

Durante o evento a melhor dica é manter a calma. Afinal, tudo que poderia ser feito já foi planejado e executado e, portanto, cabe a você e à sua equipe apenas guiar o andamento das ações.

Antes de começar, faça uma reunião com o seu time e alinhe os últimos detalhes. Durante o evento, coloque cada pessoa em uma função, como: receber o bufê, encontrar o palestrante, verificar se está tudo certo com o palco. No caso do organizador, é interessante que ele fique andando por todos os setores para conferir de perto se alguma coisa está fora dos padrões.os?

Etapas de um evento de sucesso – pós-evento

Após o evento, com tudo mais calmo, é importante fazer um relatório e uma reunião, apontando todos os detalhes e, se possível, uma pesquisa de feedback dos frequentadores. Não se esqueça de agradecer a todos os envolvidos e faça a divulgação das fotos e vídeos do dia.

Depois de todas essas dicas deu para perceber que organizar um evento não é uma tarefa fácil. Por mais complexo que seja, ao dividir o evento em etapas, fica mais simples organizar e planejar, possibilitando a realização de um encontro memorável.

Ainda tem alguma dúvida sobre esse tema? Deixe o seu comentário no post!