Na hora de organizar um evento é comum pensarmos quais tecnologias precisamos ter e quais são irrelevantes, uma vez que a transformação tecnológica tem oferecido descobertas a todo momento. Há dez anos, o smartphone dava os seus primeiros passos e hoje em dia suas versões oferecem uma infinidade de possibilidades.

Mas, com tantas opções, como saber se meu evento precisa de tecnologia? Utilizar soluções tecnológicas em eventos é um grande diferencial que pode ajudar a atingir os objetivos mais facilmente.

Confira as principais perguntas que você precisa se fazer para identificar essas necessidades!

3 perguntas para saber se seu evento precisa de tecnologia

Se ao planejar um evento você se deparar com essas 3 questões, certamente as opções tecnológicas serão a melhor resposta para te ajudar no processo.

1. Qual é a melhor maneira de otimizar a venda de ingressos?

Uma das fases do planejamento passa pela organização da venda de ingressos. Assim, ao invés de optar por soluções manuais e demoradas, há alternativas eletrônicas como sites e plataformas exclusivos para isso. Essa funcionalidade ajuda a aumentar o volume das vendas e facilita o controle de acesso dos participantes.

Para escolher a melhor opção, analise o perfil dos participantes do evento e desenvolva ações específicas que atenda esse público. Com essa análise, será mais fácil identificar a melhor estratégia de marketing, tendo como opção o envio de e-mails, abordagem via WhatsApp ou contato por telefone, por exemplo.

Além disso, seja via plataforma seja via aplicativo, é possível verificar o nível de interesse dos usuários sobre o seu evento. Por exemplo, se a página de compra tem muitos acessos, mas poucas finalizações, o problema pode ser um call to action mal posicionado, o valor do ingresso muito caro ou até pouca informação sobre a programação.

2. Como fornecer valor aos expositores e patrocinadores?    

Um evento ou feira precisa contar com parcerias de empresas de sucesso para agregar valor. Mas, em contrapartida, os benefícios para os expositores e patrocinadores também precisam estar à altura dos investimentos. Assim, cabe à organização planejar e pensar em maneiras de facilitar a prospecção e fornecimento de informações aos parceiros.

Dessa forma, utilize a tecnologia para facilitar a coleta de dados dos contatos. Guardar cartões de visita ou anotar dados no papel não é eficiente e demanda tempo. Por isso, forneça soluções que facilitem essa coleta de dados. Criando um aplicativo do evento é possível fazer a leitura de credenciais dos participantes e armazenar todas essas informações no celular.

Além disso, ao final do evento, é importante entregar relatórios aos expositores sobre os resultados. Informações como o número de participantes, contatos feitos, vendas realizadas são importantes para passar a credibilidade do evento. Por isso, utilize plataformas ou aplicativos que facilitem a leitura desses dados.

3. Como incentivar os participantes a fazer comentários e avaliações?   

Um evento não termina com o fim de sua exposição. O trabalho pós-evento é tão importante quanto as outras fases e, nesse momento, obter o feedback dos participantes é extremamente relevante para gerar dados e mostrar se o evento foi um sucesso ou não.

Por isso, a tecnologia pode ajudar os participantes a responder algumas perguntas e avaliar o que acharam da estrutura, do ambiente, dos expositores, dos palestrantes, da comida e de outros aspectos. Nesse caso, você pode criar um formulário com algumas perguntas e enviá-lo via e-mail, notificação no aplicativo do evento ou nas redes sociais.

Se houver um aplicativo do evento, crie uma enquete interativa e utilize a gamificação para deixar o conteúdo mais interessante. Você pode até criar um ranking para usuários que mais engajaram na plataforma, premiando com alguns benefícios ou brindes, gerando uma competição interna e um buzz interessante para o evento.

Agora que você já viu como a tecnologia é importante para o seu evento e como ela pode ajudá-lo a vender mais, que tal ler mais conteúdos sobre a organização e planejamento de eventos? Acesse nosso blog e fique por dentro das novidades do setor!